In vielen Betrieben gibt es sie noch, die Arbeitszettel, auf denen jeden Tag Arbeitszeiten und Tätigkeiten dokumentiert werden. Genauer und zeitsparender ist eine Erfassung per Handy. DDM Andreas Braun hat diese neue Art der mobilen Zeiterfassung in seinem Betrieb getestet.
Zeit ist Geld. Vor allem Arbeitszeit. DDM Andreas Braun, Geschäftsführer der H. Gross Bedachungen GmbH aus Düsseldorf und seine Mitarbeiter praktizieren aus diesem Grunde seit einigen Monaten eine neue Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung. Die Zeit der Handzettel und Barcode-Scanner ist dort Vergangenheit. Mittels Handys und GPRS-Technologie werden die Daten über das Internet auf den Firmen-PC übertragen. Für Andreas Braun kam die neue Erfassungssoftware gerade recht: "Ich hatte zufällig mehrere Handys gekauft, als das Angebot kam, die Software per Handyzeiterfassung zu testen. Nun ist jede Kolonne statt eines Scanners mit einem Handy ausgerüstet."
Eingabe in drei Schritten
Time is Money (Tim) heißt das Zeiterfassungsprogramm, das die Firma Echtzeit Zeitmanagement auf das Handy und auf den Firmen-Rechner speichert. Vor Abfahrt gibt ein Mitarbeiter mittels des Handys für seine Kolonne zunächst die Fahrzeit zur Baustelle ein. Dazu startet er das Zeitauswertungsprogramm auf dem Firmenhandy. Die Eingabe erfolgt dann in drei Schritten: Zunächst wird ein Mitarbeiter, dann das entsprechende Projekt ausgewählt und zuletzt die Tätigkeit angeklickt; immer nach der Reihenfolge: Wer, wo und was. Wenn die Buchung erfolgt ist, kann unter der Projektnummer die Fahrzeit festgehalten werden, indem das Programm mit Eingabe der Buchung einen Zeitstempel setzt. Danach wird die Zeitspanne gezählt bis die Mitarbeiter auf der Baustelle angekommen sind und der Menupunkt "Arbeit" gewählt wird. Ab der Rückmeldung im Handy "Buchung erfolgt" führt die Software die Zeitspanne unter Arbeitszeit. Dabei können die Tätigkeitsfelder frei definiert werden. Möglich ist beispielsweise eine Unterscheidung zwischen Abrissarbeiten, Bauklempnerarbeiten oder Abdichtungsarbeiten. Bei Pausenbeginn funktioniert es ebenso: Zu Beginn der Pause, gibt der Mitarbeiter "Pause" ein. Zum Pausen-Ende wird wiederum der Menüpunkt "Arbeit" angewählt. Die Rückfahrt, wird -wie die Hinfahrt- unter "Fahrzeit" abgespeichert.
Abends sind die Daten auf dem Rechner
Bei spontan eingeschobenen Aufträgen, können sich die Mitarbeiter kurzfristig unter einer anderen Auftragsnummer einbuchen und wenn ein Mitarbeiter losfährt, um Material zu holen, dann wird für Ihn der Zeitstempel "Materialbeschaffung" aktiviert. Zum Feierabend erfolgt mit "Ende" die letzte Eingabe in das Handy. Dann werden die Daten über GPRS und das Internet auf den Firmen-PC übertragen. Das hat den Vorteil, dass der Mitarbeiter die Daten, von überallher, wo er Handyempfang hat, übertragen kann. "Das ist praktisch, denn abends habe ich die Daten bereits auf dem Rechner und kann am nächsten Tag die Zeiten vom Vortag verarbeiten und an die Nachkalkulation geben", so Andreas Braun. Die Daten könnten auch nach jeder Eingabe übertragen werden. Dann weiß der Leiter des Unternehmens immer, was seine Mitarbeiter gerade tun. Aber da winkt Braun ab: "Ich möchte meine Mitarbeiter nicht ständig kontrollieren. Was ich will, ist es die Zeiten zu erfassen und sie auf ein Projekt zu buchen und dafür ist das eine ausgezeichnete Lösung." Die Übertragungskosten liegen zudem bei einer Direktübertragung viel höher. Wenn die Daten zum Feierabend en Block übertragen werden, liegen die Kosten bei circa 5,50 Euro pro Monat und Kolonne. Da die Datensätze mit ein bis maximal zwei Kilobyte eine geringe Größe haben, können sie in Sekundenschnelle übertragen werden.
Wenn die Informationen das Handy via GPRS verlassen, landen Sie zunächst auf einem Server. Mittels der Tim Software werden sie online auf den Bürorechner und direkt in die Auswertungssoftware übertragen. Von dort können die Daten in die Kalkulations- oder Auftragsbearbeitungsprogramme importiert werden. Für Andreas Braun hat sich damit nur das Erfassungsmedium geändert. Die restlichen Programme sind die Gleichen geblieben.
Übertragung in zwei Richtungen
Diese Informationsübertragung funktioniert auch umgekehrt, beispielsweise beim Export von Objektnummern. Wird ein neues Projekt angelegt, übernimmt das Handy bei der Datenübertragung vom Firmen-PC zum Mobiltelefon die neue Nummer automatisch in die Auswahlliste. Mitarbeiterauswahl und Tätigkeitsfelder gleichen sich ebenfalls ab. Bei einer fehlerhaften Eingabe können die Daten nachbearbeitet werden.
Die Mitarbeiter haben sich an das neue Zeiterfassungssystem gewöhnt. "Wer eine SMS schreiben kann, ist auch fähig die Zeiterfassung zu bedienen. Durch das Menü werden sie geführt. Fehler können sie fast nicht mehr machen," so Andreas Braun und er fügt hinzu: "Die mobile Handyzeiterfassung ist eine Bereicherung in vielen Unternehmensgebieten ob Dateneingabe, Auswertungen, Nachkalkulation oder Lohn, sie ist einfach zu handhaben, spart Zeit und damit natürlich auch Geld."
Programm-Infos
Programm: TIM TIME IS MONEY Version 1.1.0
Info: ECHTZEIT ZEITMANAGEMENT, Augustastrasse 31, 40477 Düsseldorf
Telefon: (0211) 171 41-92
Telefax: (0211) 171 41-94
http://www.echtzeit-zeitmanagement.de/
Voraussetzungen
Die Software läuft auf den Betriebssystemen Windows 98, ME, 2000 und XP. Bei Netzwerken können als Server neben Windows NT, Windows 2000, Windows 2003 und Windows XP auch Hauptrechner mit dem Betriebssystem Linux zum Einsatz kommen.
Um mit TIM TIME IS MONEY zu arbeiten, sollte ein einzelner Rechner über einen Prozessor mit einer Leistung ab 400 MHz und einem Arbeitsspeicher von 64 MB verfügen. Auf der Festplatte des Computers sollten ungefähr 50 MB freie Kapazität vorhanden sein. Netzwerkfähig: Netzwerkhauptrechner bzw. Server sollten mindestens 64 MB Arbeitsspeicher und 0,5 GB freie Festplattenkapazität aufweisen.